О системе ведения очереди VstTime.com

Содержание 

  • Целевая аудитория, предпосылки создания
  • Решаемые проблемы, преимущества
  • Процедура записи посетителей на приём
  • Интерфейс мастера, возможности
  • Цены, расчёт стоимости
  • Вопросы и ответы

Целевая аудитория, предпосылки создания

Основная цель сервиса – облегчить жизнь для частных парикмахеров, массажистов, мастеров маникюра и т.п.. Дело мастера – быть мастером в своём деле, а не тратиться на сопутствующие процессы. 

Идея была подсмотрена у частного парикмахера. Во время стрижки он несколько раз прерывался, брал телефон, листал блокнот, что то вычёркивал, записывал. Всегда носил с собой два телефона – один личный, один для записи, а также всегда носил с собой блокнот. Обзванивал посетителей на следующий день от случая к случаю, в результате чего несколько раз в месяц клиенты попросту не приходили, забывали. Пообщавшись с ним было выяснено, что его коллеги нанимают для ведения очереди домашнего диспетчера (чаще всего – это люди, которые постоянно сидят дома), но при этом они сталкиваются с иного рода проблемами: диспетчер может заболеть, уехать на дачу, потерять блокнот с записями, и даже были случая шантажа с целью увеличения зарплаты. Мы попросили провести опрос среди посетителей, с вопросами: удобно ли вам записываться, хотели бы записываться через интернет, откуда выяснили, что многие не могут дозвониться сразу, и что интернетом пользуется большинство, но не все. Было решено сделать сервис, который возьмёт всю эту работу на себя.

Начать было решено с самого необходимого, оставляя заделы для дальнейшего расширения функционала. В октябре 2011 года все работы были завершены, в том числе и двухмесячный тестовый период на действующей парикмахерской, на примере которой и будет вестись дальнейшее повествование.

Решаемые проблемы, преимущества

  1. Возможность принимать записи круглосуточно через бесплатный для посетителей телефонный номер 8-800-100-67-44, и через сайт VstTime.com. Забота о посетителях привлекает новых клиентов, и удерживает старых, так, пользуясь сайтом, многие расписывают себе график стрижек на несколько месяцев вперёд;
  2. Автоматические смс напоминания посетителям. Люди перестали забывать о времени приёма, что уменьшило время простоя, и это уже окупило затраты на ведение очереди через сервис VstTime.com.
  3. Автоматическая рассылка по смс мастеру о номерах, и времени обслуживания посетителей на следующий день. Мастер может вообще не заходить в личный кабинет – всё работает в автоматическом режиме.
  4. Отказ от бумажного блокнота. Всё ведётся в электронном виде. Мастеру не нужно носить с собой блокнот, он может управлять своей очередью через интернет, если это требуется;
  5. Безопасность и надёжность хранения данных:

- информация по записям доступна только администратору, никто другой не может  посмотреть телефонные номера посетителей

- резервирование на удалённый сервер (в ближайших планах горячее дублирование на резервный  сервер);

- ежедневная рассылка с полной информации по очереди на электронный адрес, если сравнить с блокнотом  - то каждый день мастер получает на электронную почту весь блокнот в Excel формате);

- для аутентификации пользователя используется номер мобильного телефона, поэтому всегда можно выйти на человека, который записался, перенёс, или удалил свою запись

  1. Аналитика. С помощью сервиса можно в графическом виде посмотреть тенденции по количеству создаваемых записей, обслуженных посетителей, детальную информацию по всем записям, выявить постоянных клиентов и т.п.

Процедура записи посетителей на приём

Каждая компания получает кодовое слово, это может быть имя «Андрей», или номер офиса «345», или любое слово, например «тюльпан». Данное кодовое слово можно публиковать на визитках,  выдавать клиентам, и даже давать в рекламе. Можно использовать наш макет визиток:

Теперь, чтобы записаться в компанию на сайте  не нужно искать её в списках городов, отраслей, конкурентов, достаточно просто ввести кодовое слово:

 

, и пользователь сразу попадает на страницу записи к нужному мастеру:

 

 Исходя из принципа – «чем понятней, и меньше вводить, тем лучше» - при записи запрашивается только номер мобильного телефона. Пример новой записи:

 На телефон посетителя отправляется смс с кодом подтверждения записи:

Преимущества: это просто, не нужно запоминать пароли, можно быть уверенным, что записался конкретный человек, которому можно позвонить по оставленному номеру.

Кроме непосредственно создания записи, есть возможность работы с ранее созданными. Для этого пользователь заходит в «Управление своими записями», авторизация идёт также по номеру мобильного телефона:

 

После аутентификации отображается таблица с предстоящими приёмами (есть возможность посмотреть минувшие). При этом записи можно переносить и удалять:

 

При звонке на 8-800-100-67-44 оператор кол центра спрашивает – хочет пользователь записаться, или изменить записи. Если человек хочет записаться – то оператор спрашивает кодовое слово, желаемое время, и записывает человека, после чего звонивший получит смс с информацией по созданной(перенесённой, удалённой) записи. При этом оператор проверяет – что совершается звонок с мобильного телефона. Если человек хочет отредактировать свои записи, то оператор по автоматическому определителю номера сразу видит куда записан звонящий, и может либо удалить, либо перенести записи.

 

Интерфейс мастера, возможности

После входа в административную часть окно администратора выглядит следующим образом:

 

Расписание у администратора выглядит аналогично, но панель более функциональна:

 

Щелчком по свободной ячейке мастер может либо записать любой номер (введение подтверждения не требуется, либо забронировать время):

 

Следующая вкладка – просмотр и редактирование параметров:

 

Изменения графика работы делаются через заявки, например достаточно написать текстом «Прошу с 10 по 20 декабря разрешить запись на субботы по графику – с 9 до 16, время на клиента 30 минут»:

 

Следующая вкладка, просмотр параметров тарифного плана:

 

Просмотр отчётов (список пополняется):

 

Так выглядят отчёты:


Цены, расчёт стоимости: 

Для подключения нужно отправить заявку с сайта www.VstTime.com, нажать кнопку «Обратная связь» и ввести контактные данные. После этого на электронный ящик будет отправлена форма для заполнения, где мастер указывает название компании, адрес, телефон для консультаций, график работы и др. Подключение производится в течение суток. Предоставляется бесплатный тестовый период в виде 200 р. на счету. Оплата через Yandex деньги, WebMoney или банковский счёт. Система расчётов – предоплатная(для работы должны быть деньги на счету). При уходе в минусовой баланс – новые клиенты записаться не смогут, но останется доступ к личному кабинету.

Тарифный план на октябрь 2011 года один. Его параметры:

Название: базовый

Ежемесячная абонентская плата: 200 р.

Стоимость фрагмента смс сообщения (67 букв): 1,5 р. , в среднем одно сообщение состоит из 1,7 фрагментов, или 2,55 р. за смс

Обработка входящего звонка на 8-800 (средняя продолжительность – две минуты): 25 р. за звонок

Рассчитаем стоимость для стандартной 40 часовой рабочей недели, один посетитель в час. Итого в месяц 160 посетителей.

60%  - запись через интернет, или 96 человек

40 % - через телефон, или 64 человека

 

Стоимость записей = (96 * 2,55) + (64 * 25) + (160 * 2,55) = 2 252 р.

Стоимость смс напоминаний = 3 * 2,55 * 160 = 1 224 р.

Стоимость смс для входа в административную часть = 2 * 30 * 2,55 = 153 р.

Абонентская плата = 200 р.

Стоимость обработки переносов через сайт и кол центр = 25 * 5 + 12 * 2 * 2,55 = 186 р.

Итого: 4015 р.

У реальной парикмахерской, с 20 часовой рабочей неделей средний счёт – 1800 р. в месяц

А теперь посчитайте ваши расходы на телефон, упущенную выгоду от того, что посетители не смогли записаться когда захотели, или забыли прийти в назначенное время. Наши расчёты показали, что затраты на электронную запись с лихвой окупаются полученными преимуществами.

Вопросы и ответы

 

Вопрос: Моим клиентам будет сложно разобраться, врятли им это понравится.

Ответ: Практика уже показала, что людям это нравится – это понятно, наглядно, удобно. В конце 19 века компания Western Union было лидером на рынке телеграфов, и когда Белл и товарищи предоставили им своё изобретение – телефон, то руководству компании оно не понравилось – «зачем оно нужно, когда есть телеграф, да и кому может прийти в голову разговаривать с кем-то через трубку» – сказали они. Что было дальше можно не рассказывать.

 

Вопрос: Для каких городов работает сервис?

Ответ: Работа сервиса не ограничена географическими границами. Сайт работает для всего мира, телефонный номер 8-800-100-67-44 работает на территории России

 

Вопрос: А где гарантия, что ваш сервис не умрёт, почему я должен вам доверять, вдруг я всё потеряю?

Ответ: Сервис планируется лишь развивать. Из гарантий – идёт ежедневная рассылка по электронной почте полной информации по клиентам, основная цель – снять страх использования сервиса. Даже если сервис остановится – вы не потеряете базу клиентов – она в полном виде ежедневно отправляется вам на электронный ящик.

 

Вопрос: А не взлетят ли цены на ваши услуги, после того, как вы заманите к себе?

Ответ: Нет, не взлетят. Мы хотим сделать сервис как можно дешевле, цена зависит от объёмов.  Также планируется внедрять пакетные тарифные планы, которые сделают использование сервиса ещё дешевле.


автор текста  Павел самойленко | 18.10.2011 | Голосовать:  нравится   не нравится
Метки:  автоматизация салонапрограмма учета в салоне


Обсуждения на форуме по теме:

Использование материалов разрешается при обязательной установке активной гиперссылки на сайт Hairlife.ru рядом с опубликованным материалом, для печатных изданий - с формулировкой «по материалам Hairlife.ru»
#
 
Подпишитесь на рассылку и получайте лучшие видео мастер-классы!


0.005